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i-ware MAIL-OFFICE を活用して、インターネットビジネスを展開されている、
素敵なお客様を不定期で、スポットをあててご紹介させて頂きます。 |
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会議・各種報告・在庫管理これらはいずれも会社組織として欠かすことのできない大事な仕事です。ところがこういった業務の比重が大きくなると、書類の煩雑化・スケジュール調整などの問題がでてきます。
今回ご紹介する『ケイズ・サウンド・クリエイト』様では、グループウェアを導入することによって、社員の情報の共有化、管理業務や事務処理の簡素化を実現し、よりスムーズな顧客対応をおこなっております。
ケイズ・サウンド・クリエイト様は、もともと楽器修理の会社としてスタートしました。そのため現在でも楽器店などからは「修理の会社」としてのイメージが強いといいます。もちろん、現在も修理業務はおこなっておりますが、各種イベントの音響や音響関連機材の販売もおこなっており、むしろ比重は音響関連の方に移りつつあるようです。学校祭の音響、呼び出し放送設備のレンタルからよさこいまで、音に関わることならなんでもこなしています。
このような業務内容の転換に大きな役割を果たしていると思われるのが、ホームページ。音響関連業者のサイト自体が少ないこともあって、例えば、本州のイベント会社が北海道でイベントを行う場合に、サイト検索で当社を見つけ、問い合わせ・発注が来た、といっ た事例がいくつもあります。
当社のサイトでは「業務紹介」「レンタル機材」のページが非常に充実しています。仕事の内容と抱える設備を余すところなく示すことによって、顧客は会社の能力を知ることができ、そこから生まれる信頼感によって他社との差別化を図ることができているといえます。
さて、このように道内様々なイベントの仕事をこなし、そのたびに多くの人員と機材を移動させる当社にとって、一番の問題は、人員と機材の管理が煩雑であることです。社員は出張続きで不在が多 く、またザ・ウインザーホテル洞爺湖や、浅井学園北方圏学術情報センター「ポルトホール」に常駐社員を置いているために、社員が一同に会する機会を設けることはほぼ不可能です。一方で各種イベントの日程とそれに伴う人員や機材の確保のためには、数千点にものぼる資機材の管理、スケジュール調整などが、迅速かつ的確におこなわれる必要があります。つまり社員全てが情報を共有する必要があるにもかかわらず、情報が行き渡りにくいという問題を抱えていることになります。
この問題を一気に解決したのが、グループウェアの導入でした。人員や車両管理をグループウェア上でおこなうことによって、出張中の社員の日程調整や、機材移動のための車両確保がスムーズになりました。また、組織の血流とも言える「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」も、全てイントラネット上でおこなうことによって、わざわざ一同に会して書類を配布する必要が無くなりました。
結果、通信費や用紙代といった副次的なコストの削減に成功したのはもちろんですが、様々な調整に費やしていた膨大な時間を、現場作業や顧客対応に回すことができるようになったため、会社としての信用度がますます向上することとなりました。
今月よりヴァージョンアップし、新たに携帯端末からのグループウェアへのアクセスが可能となりました。このため手元にパソコンのない状態であっても、会社情報を即座に受け取ることができるようになり、より迅速に社内情報を交換することが可能となりました。これに併せて、膨大な点数にのぼる資機材や商品管理もデータベース化し、いつでもどこでも素早く対応ができるようにしていきたいと、ケイズ・サウンド・クリエイト様では考えております。
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